La respuesta corta: antes de dar de baja tu programa, pide por escrito todos tus datos: socios, cuotas, cobros, fotos, contratos y mandatos de domiciliación. Son tuyos, y la ley obliga al proveedor a devolvértelos. Cárgalos en el nuevo, revisa cuotas y fechas, y tenlos los dos abiertos hasta que pase el primer cobro.

1. Antes de avisar: tus datos, por escrito

Son tuyos. El programa trata los datos de tus socios por encargo de tu centro, y al acabar el servicio tiene que devolvértelos o suprimirlos, a tu elección (Reglamento General de Protección de Datos, art. 28.3.g). Elige devolver, y pídelo antes de dar la baja.
Mira tu contrato. El preaviso, la permanencia y hasta cuándo puedes entrar a sacar tus datos. Que no se te cierre el acceso antes de tener la copia.
Pide ficheros que abra cualquiera. Un CSV o un Excel por cada cosa, no un PDF ni capturas de pantalla.

2. Lo que tienes que llevarte

Los socios: nombre, teléfono, correo, fecha de alta y estado (activo, en pausa, de baja).
Las cuotas: qué paga cada uno y cuándo le vence. Es lo que más cuesta rehacer a mano.
El histórico de cobros: para tus informes y para tu gestor.
Las fotos: casi nunca vienen en el fichero de socios; pide la carpeta aparte.
Los contratos firmados y los mandatos de domiciliación. Cada mandato lleva una referencia única y su fecha de firma (Asociación Española de Banca), que van en cada remesa, y el original hay que guardarlo (reglas SEPA del EPC).

3. Los cobros, sin cortes

No hace falta que tus socios vuelvan a firmar la domiciliación por cambiar de programa, mientras el acreedor siga siendo tu centro: el mandato es entre ellos y tu centro. Si cambias de banco o de empresa, pregunta antes a tu banco. Lo que hace falta es llevarte su referencia y su fecha.
Haz el cambio después de una remesa, no justo antes: así tienes un mes entero para revisar.
Pasa la primera remesa del programa nuevo con calma: compara el total con el del mes anterior antes de subirla al banco.

4. El primer mes

Revisa socio a socio las cuotas y los vencimientos. Un error aquí es un socio al que no cobras o al que le cobras dos veces.
Cuéntaselo al equipo y a los socios: si cambia la app o el carné de entrada, que lo sepan antes de llegar a la puerta.
Guarda la copia del programa viejo al menos mientras haya algo que reclamar.

Preguntas frecuentes

¿Mi programa actual tiene que darme mis datos si me voy?

Los datos de tus socios son tuyos: el programa los trata por encargo tuyo. El Reglamento General de Protección de Datos obliga al proveedor, al acabar el servicio, a devolverte o suprimir los datos, a tu elección (art. 28.3.g). Pide la devolución por escrito antes de dar la baja.

¿Qué datos tengo que llevarme?

Como mínimo: la ficha de cada socio con sus datos de contacto, su cuota y la fecha en que vence, el histórico de cobros, las fotos, los contratos firmados y los mandatos de domiciliación con su referencia y su fecha de firma.

¿Tengo que volver a firmar las domiciliaciones con mis socios?

No por cambiar de programa, mientras el acreedor siga siendo tu centro: el mandato lo firmó el socio con tu centro, no con el programa. Lo que necesitas es llevarte su referencia única y su fecha de firma, porque van en cada remesa, y guardar los originales.

¿Cuánto se tarda en cambiar de programa?

Depende de cómo saque los datos tu programa actual. Si te da los ficheros, cargarlos es cosa de una tarde; lo que lleva más es revisar que cada socio tiene bien su cuota y su fecha de vencimiento.

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Sueltas de golpe los ficheros de tu programa viejo y las fotos, y se cargan los socios, las cuotas y el histórico de cobros. Si vienes de Magicline, te lo sacamos nosotros, fotos incluidas. Y tu copia de seguridad la descargas cuando quieras: tus datos se van contigo.

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